INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ICA
INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
- MECI VIGENCIA 2012
Radicado No: 943
Subsistema de Control Estratégico
Avances
Se continúa con el seguimiento a las políticas de la Alta Dirección, a la aplicación del Modelo Estandar de Control Interno y del Sistema de Gestión de Calidad. Se realizaron ajustes y cambios al modelo de operación por procesos, para que exista interacción entre ellos, con la creación de veinte grupos internos de trabajo en las Subgerencias de Análisis y Diagnóstico (8), Protección Fronteriza (1) y Administrativa y Financiera (11).
Nuevo mapa de procesos versión 2-2012, después de la realización de los ajustes y cambios necesarios al modelo de operación por procesos, aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad.
Sobresale la gestión de la Administración del riesgo, ya que no han ingresado nuevas plagas y enfermedades al país, ni se han propagado las existentes.Se continuó con la actualización de los mapas de riesgo por procesos.Se actualizaron unos procedimientos y se incluyeron otros nuevos en el aplicativo Dog-Manager.
Dificultades
A pesar de mejorar la evaluación, continúa debilidad en el componente del desarrollo del talento humano en lo relacionado con los planes de mejoramiento individual. No se realiza seguimiento al desempeño de los funcionarios, posterior a las charlas de inducción y re-inducción. Aún no se da aplicación total a las estadísticas y los resultados existentes obtenidos en las vigencias anteriores, para mejorar el proceso de planeación de las acciones y actividades de la entidad. Aunque se han adicionado más procedimientos en el aplicativo de Doc- Manager, estos no han sido adoptados mediante acto administrativo expedido por la Alta Dirección. A la fecha no se ha terminado la liquidación de los recursos asignados y
ejecutados para a tención a los proyectos de Ola Invernal.
Subsistema de Control de Gestión
Avances
Actualización de políticas, procedimientos, controles, indicadores y manuales de operación con motivo de la re-certificación por parte de Icontec en NTCGP-1000 ISO 9001, por tres años Trabajo mancomunado con los gremios y la comunidad para el mejoramiento continuo tanto de la información como de los servicios prestados por la entidad. Migración de los procedimientos documentados vigentes al aplicativo Docmanager Expedición de la nueva política de comunicaciones del ICA y su inclusión en el aplicativo Doc-Manager Socialización de la Ley 1437 de 2011, código de procedimiento administrativo y de
lo Contencioso Administrativo. Socialización y cumplimiento de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Expedición de la resolución 2041 de julio de 2012 para modernización de la entidad, mediante el fortalecimiento de la estructura y la planta de personal de acuerdo con la guía expedida por el D.A.F.P. Socialización del Decreto 0019 del 10 de enero de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar procedimientos y trámites innecesarios existentes
en la administración pública. De 120 trámites existentes a diciembre de 2007, se han eliminado 40, quedando con 71 trámites publicados en el SUIT. Aplicación del Decreto 0734 de abril de 2012, por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones Constitución del Comité de Convivencia Laboral, mediante la resolución 5712 del 20 de diciembre de 2012, dando cumplimiento a lo ordenado por el ministerio de trabajo. Racionalización de trámites de acuerdo con la Ley 962 de 2005. Mejoramiento permanente de los procesos en cumplimiento de la Ley 594 de 2000. Optimización de los procesos debido al manejo dela información primaria y secundaria.
Dificultades
A la fecha, el instituto no cuenta con un sistema integrado de información, sin embargo se han mejorado los aplicativos existentes, se han actualizado el hardware y el Software.
En algunos casos persiste debilidad en los canales utilizados en la comunicación tanto interna como externa. No se sigue el conducto regular y por ende se afecta la oportunidad en la toma de decisiones. Se encuentran pendientes de actualizar algunos procedimientos para ajustarlos a los nuevos procesos.
Subsistema de Control de Evaluación
Avances
Revisión y ajustes por parte de la Alta Dirección, al Plan estratégico y a los
proyectos. Concientización de los funcionarios para una permanente autoevaluación, control
y análisis de resultados. Establecimiento del Plan de Acción por parte de la oficina de control Interno tendiente al cumplimiento de la normatividad vigente.
Toma de correctivos ordenados por la Alta Dirección con base en los informes de visitas de asesoría y seguimiento por parte de la Oficina de control Interno, para mejorar las debilidades encontradas y que estas no se vuelvan a presentar. Dentro del proceso de incorporación de la entidad en la plataforma SIIF, se ajustaron y mejoraron los procesos de Gestión Financiera y de Gestión Contable. Revisión y seguimiento al Plan de mejoramiento institucional, generado por las visitas de Contraloría General de la República y la Oficina de control Interno, revisión al Plan estratégico, a los proyectos y al Plan de desarrollo administrativo y al Sistema de Control Interno. Seguimiento de las acciones correctivas y preventivas, con el propósito de
subsanar o eliminar las causas de las no conformidades evidenciadas. Selección de nuevos auditores internos para las oficinas locales y diferentes áreas del nivel central.Obtención de concepto favorable por parte de Icontec para la renovación por tres(3) años más de las certificaciones NTCGP-1000 e ISO 9001.
Dificultades
Respecto a la labor de monitoreo del cumplimiento de objetivos de los procesos, existe una debilidad en la elaboración de los Planes de mejoramiento individual, basados en la autoevaluación de la gestión. Falta la elaboración de los planes de mejoramiento individual.
Estado general del Sistema de Control Interno. Se presentaron los informes de evaluación del sistema de control interno contable, informe ejecutivo del sistema de gestión de control interno e informe de derechos de autor.
Dando cumplimiento a la Ley 1474 de 2011 en su artículo 9, se presentan los informes parciales del sistema de control interno, con corta al 10 de Marzo, 10 de julio y 10 de Noviembre de 2012. Se presentaron los informes de visitas de seguimiento y asesoría realizados de acuerdo con el plan de acción de la Oficina de Control Interno y de las visitas
solicitadas directamente por la Gerencia General. Se han mantenido los Sistemas de Gestión (Sistema de Gestión de Calidad) y control (Modelo Estandar de Control Interno), cumpliendo con sus objetivos. Para contribuir al mejoramiento continuo, se realizan las auditorías internas de calidad, por parte de la entidad. Se presentó el informe al programa presidencial de modernización, eficacia, transparencia y lucha contra la corrupción.
Recomendaciones
Implementar los planes de mejoramiento individual y realizar el seguimiento respectivo.A través del Sistema de Gestión Integrado, se debe fortalecer la cultura del autocontrol y de gestión de una manera práctica.Mantener el compromiso de la Alta Dirección con el Sistema de control Interno y el Sistema de Gestión Integrado.Fortalecer el equipo multidisciplinario de funcionarios en la Oficina de Control Interno.Utilizar la plataforma existente y propender por un Sistema Integrado de Información, para los diferentes aplicativos existentes, tanto en el área misional como en las áreas de apoyo.
Mejorar los procesos de planeación en todas las áreas de la entidad.
Continuar con la actualización de los manuales de procedimiento para ajustados a los nuevos procesos e incluirlos en su totalidad en el aplicativo Doc-Manager.
Adoptar los procedimientos incluidos en el Doc-Manager, mediante el correspondiente acto administrativo.
Mejorar los canales de comunicación utilizados en la entidad.
Se continúa con el seguimiento a las políticas de la Alta Dirección, a la aplicación del Modelo Estandar de Control Interno y del Sistema de Gestión de Calidad. Se realizaron ajustes y cambios al modelo de operación por procesos, para que exista interacción entre ellos, con la creación de veinte grupos internos de trabajo en las Subgerencias de Análisis y Diagnóstico (8), Protección Fronteriza (1) y Administrativa y Financiera (11).
Nuevo mapa de procesos versión 2-2012, después de la realización de los ajustes y cambios necesarios al modelo de operación por procesos, aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad.
Sobresale la gestión de la Administración del riesgo, ya que no han ingresado nuevas plagas y enfermedades al país, ni se han propagado las existentes.Se continuó con la actualización de los mapas de riesgo por procesos.Se actualizaron unos procedimientos y se incluyeron otros nuevos en el aplicativo Dog-Manager.
Dificultades
A pesar de mejorar la evaluación, continúa debilidad en el componente del desarrollo del talento humano en lo relacionado con los planes de mejoramiento individual. No se realiza seguimiento al desempeño de los funcionarios, posterior a las charlas de inducción y re-inducción. Aún no se da aplicación total a las estadísticas y los resultados existentes obtenidos en las vigencias anteriores, para mejorar el proceso de planeación de las acciones y actividades de la entidad. Aunque se han adicionado más procedimientos en el aplicativo de Doc- Manager, estos no han sido adoptados mediante acto administrativo expedido por la Alta Dirección. A la fecha no se ha terminado la liquidación de los recursos asignados y
ejecutados para a tención a los proyectos de Ola Invernal.
Avances
Subsistema de Control de Gestión
Actualización de políticas, procedimientos, controles, indicadores y manuales de operación con motivo de la re-certificación por parte de Icontec en NTCGP-1000 ISO 9001, por tres años Trabajo mancomunado con los gremios y la comunidad para el mejoramiento continuo tanto de la información como de los servicios prestados por la entidad. Migración de los procedimientos documentados vigentes al aplicativo Docmanager Expedición de la nueva política de comunicaciones del ICA y su inclusión en el aplicativo Doc-Manager Socialización de la Ley 1437 de 2011, código de procedimiento administrativo y de
lo Contencioso Administrativo. Socialización y cumplimiento de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Expedición de la resolución 2041 de julio de 2012 para modernización de la entidad, mediante el fortalecimiento de la estructura y la planta de personal de acuerdo con la guía expedida por el D.A.F.P. Socialización del Decreto 0019 del 10 de enero de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar procedimientos y trámites innecesarios existentes
en la administración pública. De 120 trámites existentes a diciembre de 2007, se han eliminado 40, quedando con 71 trámites publicados en el SUIT. Aplicación del Decreto 0734 de abril de 2012, por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones Constitución del Comité de Convivencia Laboral, mediante la resolución 5712 del 20 de diciembre de 2012, dando cumplimiento a lo ordenado por el ministerio de trabajo. Racionalización de trámites de acuerdo con la Ley 962 de 2005. Mejoramiento permanente de los procesos en cumplimiento de la Ley 594 de 2000. Optimización de los procesos debido al manejo dela información primaria y secundaria.
Dificultades
A la fecha, el instituto no cuenta con un sistema integrado de información, sin embargo se han mejorado los aplicativos existentes, se han actualizado el hardware y el Software.
En algunos casos persiste debilidad en los canales utilizados en la comunicación tanto interna como externa. No se sigue el conducto regular y por ende se afecta la oportunidad en la toma de decisiones. Se encuentran pendientes de actualizar algunos procedimientos para ajustarlos a los nuevos procesos.
Subsistema de Control de EvaluaciónAvances
Revisión y ajustes por parte de la Alta Dirección, al Plan estratégico y a los
proyectos. Concientización de los funcionarios para una permanente autoevaluación, control
y análisis de resultados. Establecimiento del Plan de Acción por parte de la oficina de control Interno tendiente al cumplimiento de la normatividad vigente.
Toma de correctivos ordenados por la Alta Dirección con base en los informes de visitas de asesoría y seguimiento por parte de la Oficina de control Interno, para mejorar las debilidades encontradas y que estas no se vuelvan a presentar. Dentro del proceso de incorporación de la entidad en la plataforma SIIF, se ajustaron y mejoraron los procesos de Gestión Financiera y de Gestión Contable. Revisión y seguimiento al Plan de mejoramiento institucional, generado por las visitas de Contraloría General de la República y la Oficina de control Interno, revisión al Plan estratégico, a los proyectos y al Plan de desarrollo administrativo y al Sistema de Control Interno. Seguimiento de las acciones correctivas y preventivas, con el propósito de
subsanar o eliminar las causas de las no conformidades evidenciadas. Selección de nuevos auditores internos para las oficinas locales y diferentes áreas del nivel central.Obtención de concepto favorable por parte de Icontec para la renovación por tres(3) años más de las certificaciones NTCGP-1000 e ISO 9001.
Respecto a la labor de monitoreo del cumplimiento de objetivos de los procesos, existe una debilidad en la elaboración de los Planes de mejoramiento individual, basados en la autoevaluación de la gestión. Falta la elaboración de los planes de mejoramiento individual.
Estado general del Sistema de Control Interno. Se presentaron los informes de evaluación del sistema de control interno contable, informe ejecutivo del sistema de gestión de control interno e informe de derechos de autor.
Dando cumplimiento a la Ley 1474 de 2011 en su artículo 9, se presentan los informes parciales del sistema de control interno, con corta al 10 de Marzo, 10 de julio y 10 de Noviembre de 2012. Se presentaron los informes de visitas de seguimiento y asesoría realizados de acuerdo con el plan de acción de la Oficina de Control Interno y de las visitas
solicitadas directamente por la Gerencia General. Se han mantenido los Sistemas de Gestión (Sistema de Gestión de Calidad) y control (Modelo Estandar de Control Interno), cumpliendo con sus objetivos. Para contribuir al mejoramiento continuo, se realizan las auditorías internas de calidad, por parte de la entidad. Se presentó el informe al programa presidencial de modernización, eficacia, transparencia y lucha contra la corrupción.
Implementar los planes de mejoramiento individual y realizar el seguimiento respectivo.A través del Sistema de Gestión Integrado, se debe fortalecer la cultura del autocontrol y de gestión de una manera práctica.Mantener el compromiso de la Alta Dirección con el Sistema de control Interno y el Sistema de Gestión Integrado.Fortalecer el equipo multidisciplinario de funcionarios en la Oficina de Control Interno.Utilizar la plataforma existente y propender por un Sistema Integrado de Información, para los diferentes aplicativos existentes, tanto en el área misional como en las áreas de apoyo.
Mejorar los procesos de planeación en todas las áreas de la entidad.
Continuar con la actualización de los manuales de procedimiento para ajustados a los nuevos procesos e incluirlos en su totalidad en el aplicativo Doc-Manager.
Adoptar los procedimientos incluidos en el Doc-Manager, mediante el correspondiente acto administrativo.
Mejorar los canales de comunicación utilizados en la entidad.
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